Tipps und ein detaillierter Prozess zur Auswahl einer perfekten Buchhaltungssoftware

Wenn Sie ein Unternehmen haben, benötigen Sie eine Buchhaltungssoftware, um Ihre Einnahmen und Ausgaben zu erfassen. Idealerweise ist dies das erste Stück Software, das Sie kaufen sollten, wenn Sie das Geschäft starten.

Die meisten Geschäftsinhaber besorgen sich jedoch nur eine, wenn sie Steuern zahlen oder Kredite beantragen müssen.

Wie wählen Sie also die richtige Buchhaltungssoftware für Ihr Unternehmen?

Das kann verwirrend werden, da es heute eine Vielzahl von Produkten auf dem Markt gibt. Ich versuche, Ihnen die Arbeit leicht zu machen, indem ich einige wichtige Filterkriterien aufliste, die Sie berücksichtigen sollten, bevor Sie in ein Buchhaltungssystem investieren. Diese Software hilft Ihnen auch, wenn Sie Rechnungen auslesen müssen.

Außerdem gibt es am Ende eine kurze Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihnen bei der Entscheidungsfindung helfen soll.

8 wichtige Faktoren für die Auswahl einer perfekten Buchhaltungssoftware

1) Online oder Offline

Die erste Frage, die Sie sich stellen sollten, ist: Möchte ich eine Online-Software oder eine desktopbasierte Offline-Software?

Warum ist das wichtig?

Nun, die meisten Unternehmen setzen heutzutage auf Cloud-basierte Software, da sie eine Menge Vorteile gegenüber traditioneller Offline-Software bietet. Einige Unternehmen, wie z.B. Einzelhandelsgeschäfte, benötigen jedoch Schnelligkeit und sind nicht immer mit dem Internet verbunden. Für sie sind Offline-POS-Systeme (Point of Sale) die beste Wahl.

Vorteile von Cloud-Buchhaltungssoftware:

– Sie müssen nichts installieren. Melden Sie sich einfach an und beginnen Sie mit der Eingabe Ihrer Transaktionen
– Sie müssen sich nicht um Upgrades kümmern, da alle Änderungen automatisch übertragen werden. Online-Software ist immer auf dem neuesten Stand.
– Sie können jederzeit von jedem internetfähigen Gerät aus darauf zugreifen
– Anbieter von Cloud-Buchhaltungssoftware kümmern sich um Backup und Wartung, was für Sie eine Kostenersparnis darstellt.
– Daten über alle Ihre Niederlassungen hinweg sind immer synchronisiert.
– Sie kann mit anderen Cloud-basierten Anwendungen integriert werden.

Wann Sie Offline- oder Desktop-basierte Software kaufen sollten:

– Sie haben ein Einzelhandelsgeschäft und müssen einige hundert Rechnungen über den Ladentisch erstellen.
– Sie haben keine Internetverbindung an Ihrem Geschäftsstandort.

Es wird dringend empfohlen, dass Sie sich für eine Online-Buchhaltungssoftware entscheiden, da Sie Ihre Finanzdaten auch dann zur Hand haben, wenn Sie nicht im Büro sind.

2) Datensicherheit

Überspringen Sie diesen Punkt, wenn Sie sich für ein Offline-Buchhaltungspaket entschieden haben. Wenn Sie vorwärts denken und eine Online-Buchhaltungsanwendung in Betracht ziehen, dann ist die Datensicherheit der wichtigste Aspekt, den Sie überprüfen sollten.

Wesentliche Dinge, die Sie überprüfen sollten:

– Fragen Sie das Unternehmen, wie sie die Anwendungsdaten speichern. In den meisten Fällen werden diese Informationen auf der Website des Unternehmens zu finden sein. Hier ist ein Beispiel. Einige der vertrauenswürdigen Cloud-Hosting-Dienstleister sind Amazon und Rackspace. Wenn Ihr Anbieter von Buchhaltungssoftware die Anwendung auf seinen eigenen Servern hostet, fragen Sie ihn nach den Sicherheitsmaßnahmen, die er zum Schutz Ihrer Daten ergreift.

– Prüfen Sie, ob diese Dienste eine HTTPS-Verbindung verwenden. Es ist sehr einfach, dies zu überprüfen – öffnen Sie einfach die Anwendung und schauen Sie, ob die URL in der Adressleiste mit https:// beginnt. Normalerweise ist dies in grüner Farbe hervorgehoben. Sie können sogar darauf klicken, um das Sicherheitszertifikat anzuzeigen. Das HTTPS-Protokoll stellt sicher, dass die Daten, die von Ihrem Computer zu den Servern der Softwarefirma übertragen werden, verschlüsselt sind und nicht von Hackern eingesehen werden können.

3) Funktionen

Machen Sie eine Liste der wesentlichen Funktionen, die Sie unbedingt in einer Buchhaltungssoftware benötigen. Hier sind einige Funktionen, die in einem guten Buchhaltungspaket enthalten sein müssen.

– Erstellen Sie Rechnungen und passen Sie das Aussehen an
– Ausgaben nach Kategorien verfolgen
– Verwalten Sie Lagerbestände, Ein- und Auslagerungen und Verschwendung
– Führen Sie einen Bankabgleich durch, indem Sie Banktransaktionen importieren
– Erstellen Sie Bestellungen (PO) und erfassen Sie Inventarkäufe
– Steuern erstellen und verwalten
Buchungsbelege erfassen
– Liste von Kunden & Lieferanten verwalten
– Anzeigen von Verbindlichkeiten und Forderungen
– Anzeigen von Berichten zu Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Summenbilanz
– Zusätzliche Teammitglieder hinzufügen
– Audit-Trail-Verfolgung

Gut zu haben Features:

– Unterstützung für Transaktionen in mehreren Währungen
– Möglichkeit, Mitarbeiter zu verwalten und Gehaltsabrechnungen zu erstellen
– Kategorisierung von Transaktionen nach Projekten
– Zugriffskontrolle für jedes Teammitglied

4) Benutzeroberfläche & Komplexität

Die meisten Geschäftsinhaber haben keinen buchhalterischen Hintergrund. Selbst wenn Sie einen engagierten Buchhalter haben, der die Anwendung nutzen würde, sollten Sie als Eigentümer in der Lage sein, sich einzuloggen und die Dinge zu durchsuchen. Außerdem sollte es für Ihre Mitarbeiter einfach genug sein, die Software zu erlernen. Die Investition in Schulungen ist ein Kostenfaktor und sollte vermieden werden.

Wenn die Software mit allen erdenklichen Funktionen vollgestopft ist, wird sie für Ihr Team schwer zu bedienen sein. Entscheiden Sie sich daher für eine Software, die eine einfache Benutzeroberfläche hat und nicht mit unnötigen Funktionen überladen ist. Eine übersichtliche Oberfläche macht es einfach, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren und kann die Lernkurve reduzieren.

5) Skalierbarkeit

Viele Unternehmen machen den Fehler, eine Anwendung zu kaufen, die zum Zeitpunkt des Kaufs ihren Bedürfnissen entspricht. Später, wenn das Unternehmen zu wachsen beginnt, kann die Buchhaltungssoftware nicht mehr mit den Fortschritten mithalten und die Unternehmer müssen schließlich auf eine andere Software umsteigen. Die Migration von Daten aus einem bestehenden System in eine komplett neue Software kann schmerzhaft sein.

Wählen Sie daher eine Buchhaltungssoftware, die mit den Anforderungen Ihres Unternehmens skalieren kann. Manche Software bietet nur eine Version des Produkts an, während andere je nach Art oder Größe des Unternehmens verschiedene Versionen haben. Entscheiden Sie sich für eine Software, die sowohl eine Einstiegsversion als auch eine funktionsreiche Version anbietet, die Sie vielleicht jetzt noch nicht brauchen, aber in Zukunft auf jeden Fall brauchen werden.

6) Ausstiegsoptionen

Stellen Sie sich vor, das Unternehmen, von dem Sie kaufen, stellt seinen Betrieb ein oder Sie entdecken ein paar Monate nach dem Kauf eine Menge Fehler. Um sich vor solchen Situationen zu schützen, stellen Sie sicher, dass die Buchhaltungssoftware eine Datenexportfunktion bietet.

Sie sollten in der Lage sein, das Hauptbuch oder andere Transaktionen zumindest in Form von Excel zu exportieren, da die meisten anderen Softwares Excel-Dateien zum Importieren akzeptieren.

Als gute Praxis sollten Sie Ihre Daten immer in regelmäßigen Abständen sichern.

7) Versteckte Kosten

Manche Software-Anbieter verlangen für den Support oder Upgrades Gebühren. Manchmal wird die Basissoftware zu einem niedrigeren Preis angeboten, und dann sind Sie gezwungen, „Add-Ons“ zu kaufen oder eine „Wartungsgebühr“ zu bezahlen. Prüfen Sie also, ob mit der Software, die Sie kaufen möchten, irgendwelche versteckten Kosten verbunden sind.

Der beste Weg, dies herauszufinden, ist, die Preisseite auf der Website des Softwareanbieters zu überprüfen. Wenn er zusätzliche Dienstleistungen anbietet, werden diese dort erwähnt.

8) Post-Sale-Support

Dies ist der wichtigste, aber am meisten ignorierte Punkt bei der Auswahl einer Buchhaltungssoftware. Unabhängig davon, wie gut oder einfach die Software ist, werden Sie irgendwann Support benötigen. Und wenn Sie niemanden haben, mit dem Sie reden können, wenn Sie nicht weiterkommen, wird Ihre gesamte Investition umsonst sein.

Fehlender Support ist auch einer der Gründe, warum manche Buchhaltungssoftware billig ist. Offensichtlich sind die Supportkosten nicht im Angebot enthalten. Solche Produkte sollten Sie um jeden Preis vermeiden.

Hier ist ein einfacher Tipp, um den Support zu überprüfen – schreiben Sie einfach eine Nachricht oder rufen Sie die Supportnummer an und sehen Sie, wie sie reagieren. Basierend auf der Antwortzeit und der Qualität der Antwort werden Sie etwas über die Support-Infrastruktur erfahren.

5-Schritt-Prozess zur Auswahl einer perfekten Buchhaltungssoftware:

– Sprechen Sie mit den Mitarbeitern, die die Anwendung nutzen werden
– Finden Sie heraus, was genau sie brauchen, um ihre Arbeit zu erledigen. Sobald Sie Ihre Buchhaltungsbedürfnisse verstanden haben, machen Sie eine Liste davon und halten Sie diese griffbereit.
– Kennen Sie Ihr Budget
– Finden Sie heraus, wie viel Sie zu diesem Zeitpunkt bezahlen können. Dies wird fast die Hälfte Ihrer Optionen herausfiltern.
– Suche & Auswahlliste

Google ist Ihr bester Freund und sollte der erste Punkt sein, an dem Sie Ihre Recherche beginnen. Schauen Sie sich Software-Vergleichsseiten und Erfahrungsberichte von bestehenden Anwendern an. Erstellen Sie eine Auswahlliste der Software-Namen in einem einfachen Arbeitsblatt.

Planen Sie eine Demo

Besuchen Sie die Website des Software-Anbieters und bitten Sie um eine Demo. Während der Demo können Sie Fragen stellen, die sich auf Ihre Nische beziehen. Schauen Sie sich, falls vorhanden, Videos mit Anwendungsbeispielen an.

Testen Sie die Software

Bevor Sie eine Buchhaltungsanwendung kaufen, sollten Sie immer eine Testversion ausprobieren. Geben Sie Dummy-Transaktionen ein, die sich auf Ihr Geschäft beziehen, und überprüfen Sie die Genauigkeit der Berichte. Wenn alles gut aussieht, sind Sie startklar!

Fazit
Die perfekte Buchhaltungssoftware für Ihr Unternehmen zu finden, ist keine leichte Aufgabe. Wenn Sie einmal Ihre Zeit und Ihr Geld in ein Buchhaltungssystem investiert haben, wird es sehr schwierig sein, nach einiger Zeit auf ein anderes umzusteigen.